Hibe dosyasında teklif toplama kuralları
Hibe dosyalarında belirli tutarın üzerindeki harcamalar için birden çok tedarikçiden teklif toplanması istenir. Amaç, fiyatın piyasa koşullarında olduğunu göstermektir. Kural basit görünür ama sahada en çok sorun çıkaran yerlerden biridir: teklifler birbiriyle karşılaştırılabilir değilse toplanmış sayılmaz.
Karşılaştırılabilir teklif ne demek
Üç teklifin üçünün de aynı işi tarif etmesi demektir. Aynı kalemler, aynı ölçüler, aynı birimler ve aynı miktarlar. Biri metre üzerinden, diğeri top üzerinden yazılmış iki teklif aynı ürünü anlatıyor olsa bile karşılaştırılamaz.
Aynı şey teknik özellikler için de geçerlidir. Bir teklifte 1,0 mm et kalınlığında boru, diğerinde 0,8 mm yazıyorsa iki teklif aynı ürünü göstermiyor demektir; fiyat farkı da doğal olarak anlamını yitirir.
| Karşılaştırılabilir | Karşılaştırılamaz |
|---|---|
| Üç teklifte de aynı kalem listesi | Bir teklifte olmayan kalem |
| Üç teklifte de aynı birim (metre / top / adet) | Biri metre, biri top |
| Üç teklifte de aynı teknik özellik | Farklı et kalınlığı ya da basınç sınıfı |
| Üç teklifte de aynı miktar | Farklı metraj |
| Üçü de KDV durumu aynı biçimde yazılmış | Biri KDV dahil, biri hariç |
Aynı ekipman listesinden çıkmalı
Karşılaştırılabilirliği sağlamanın tek pratik yolu, üç tedarikçiye de aynı ekipman listesini vermektir. Liste projeden çıkar; her tedarikçi kendi ürün adlarını kullanır ama kalemler, ölçüler ve miktarlar aynı kalır.
Listeyi tedarikçiye bırakmak yaygın bir hatadır. Her firma kendi stoğuna göre liste kurunca üç farklı sistem teklifi ortaya çıkar ve hiçbiri diğeriyle karşılaştırılamaz.
Ekipman listenizi gönderin; teknik şartnameye göre kontrol edip kalem kalem, birimli ve metrajlı teklif hazırlıyoruz. Diğer tedarikçilere de aynı listeyi vermeniz karşılaştırmayı sorunsuz kılar.
Tekliflerin bağımsız olması
Toplanan tekliflerin birbirinden bağımsız firmalardan alınmış olması beklenir. Aynı grubun firmaları, aynı adresi paylaşan işletmeler ya da aralarında ortaklık bulunan firmalar bağımsız sayılmayabilir.
Bu kontrol dosyanın değerlendirilmesi sırasında yapılır ve sonradan ortaya çıkması dosyanın tamamını etkileyebilir. Teklif isterken firmaların birbirinden bağımsız olduğundan emin olmak başvuru sahibinin sorumluluğundadır.
Tedarikçiden istenen belgeler
Teklif veren firmadan teklifin yanında bazı belgeler istenebilir. Hangi belgelerin isteneceği çağrıya göre değişir; yaygın olarak görülenler aşağıdadır.
- Vergi levhası
- İmza sirküleri ya da imza beyannamesi
- Ticaret sicil kaydı veya faaliyet belgesi
- Teklifin firma kaşesi ve yetkili imzasıyla düzenlenmiş olması
- Teklifin tarihi ve geçerlilik süresi
Bu belgeleri aynı gün hazırlayıp gönderiyoruz. Dosyanın tedarikçi kaynaklı bir eksikle gecikmemesi için teklif isterken hangi belgelerin gerektiğini birlikte netleştirelim.
Geçerlilik süresi ve tarih
Teklifin üzerinde düzenlenme tarihi ve geçerlilik süresi yazar. Dosya değerlendirilirken bu sürenin dolmamış olması beklenir; uzun süre bekleyen dosyalarda tekliflerin yenilenmesi gerekebilir.
Üç teklifin tarihlerinin birbirine yakın olması da beklenir. Aralarında aylar olan teklifler aynı piyasa koşulunu göstermez.
En düşük teklif zorunlu mu
Çoğu durumda en düşük teklifin seçilmesi beklenir; farklı bir teklif seçilecekse gerekçesinin yazılı olarak açıklanması istenebilir. Gerekçe teknik olmalıdır: teslim süresi, ürünün teknik şartnameye uygunluğu, garanti ya da servis gibi.
Burada dikkat edilecek nokta, en düşük teklifin gerçekten aynı işi tarif ettiğinden emin olmaktır. Daha ince cidarlı boru ya da daha düşük basınç sınıfı yüzünden ucuz çıkan bir teklif, aslında farklı bir sistemin fiyatıdır.
Sık sorulan sorular
Kaç teklif toplamam gerekiyor?
Teklif sayısı ve hangi tutarın üzerinde teklif toplanacağı çağrı metninde tanımlıdır ve çağrıdan çağrıya değişir. Başvuru öncesinde güncel metindeki satın alma kurallarına bakılmalıdır.
Teklifleri kim toplar, danışman mı ben mi?
Teklifi başvuru sahibi adına toplamak genellikle danışmanın yürüttüğü işlerden biridir ama sorumluluk başvuru sahibindedir. Kimin topladığından bağımsız olarak üç teklifin aynı ekipman listesinden çıkmış olması gerekir.
Proforma fatura teklif yerine geçer mi?
Proforma fatura teklifin belge hâlidir; kalem kalem, birimli ve tarihli düzenlenir. Çağrı metninde teklifin hangi biçimde isteneceği yazar. Bizim düzenlediğimiz proformalar BT-YYYY-NNNN biçiminde sıralıdır ve geçerlilik süresi belge üzerinde yazar.
Teklifi sonradan değiştirebilir miyiz?
Proje revize olduğunda ya da geçerlilik süresi dolduğunda teklifin yenilenmesi gerekir. Arayın, güncel tarihle yeniden düzenleyelim; kalemler değişmediyse aynı gün çıkar.
Üç tedarikçiye de aynı listeyi verin
Ekipman listenizi gönderin; şartnameye göre kontrol edip kalem kalem, birimli teklif hazırlayalım. Karşılaştırmayı bozacak bir biçim farkı kalmasın.